Nyt heti ensimetreillä tai sitten juuri ensimetreillä kiire meinaa siepata mukaansa. Päivä täyttyy kokouksista ja pienemmistä palavereista ja neuvotteluista ja itse asiat meinaavat jäädä tekemättä. Pöydälle kertyy epämääräisiä paperikasoja, jotka ovat tuotoksia näistä monista kokouksista ja joiden sisältämään informaatioon ei ehdi perehtyä. Hyvä kun ehtii ajattelemaan niitä töitä, joita kustakin kokouksesta jäi tehtäväksi. Niin sanotusti on lähdössä homma lapasesta heti. Päivät ovat jo venyneet pidemmiksi kuin olisi pienten lasten äidille soveliasta ja asiat ovat mielessä kotonakin.

Nyt tarvitaan The Plan kiireen taltuttamiseen. Heti.

  1. Ihan ensin on pakko parantaa kalenterinkäytön laatua. Kalenteriin on ryhdyttävä merkitsemään kokousten lisäksi myös töitä ja niille tekemisaikaa.
  2. Sähköiset viestimet on otettava paremmin haltuun ja kaikki joutavat väliajat on käytettävä vaikkapa sähköpostisuman purkuun. Tänään on älypuhelin otettu käyttöön ja kunhan nyt sen opin, tämä lienee helppo toteuttaa.
  3. Pakko oppia delegoimaan. Kaikki se, mitä ei ole pakko tehdä itse, on jaettava eteenpäin ja luotettava siihen, että hyvä tulee tai että uskaltavat sanoa / kysyä, jos ei tulekaan.
  4. Tehtäviä on priorisoitava: eikä niin, että kivat ja vähemmät kivat, vaan niin, että tärkeät ja vähemmän tärkeät. Ja priorisoinnissa on pysyttävä, eikä saa sortua niihin kivoihin vähemmän tärkeisiin silloin, kun olisi oikeasti tehtävä jotain.
  5. Järjestelmällisyyttä on paranettava. Pöydälle ei saa kertyä epämääräisiä paperipinoja, koska sitten niiden selaamiseen menee joutavaa aikaa. Selkeät paikat kaikelle ja kaikki selkeästi paikalleen. Homma niin simppeliksi, että joku voi tarvittaessa auttaa.
  6. Pitää ottaa linjaukseksi, että ne kaikki hommat, jotka voi tehdä heti, tehdään heti. Koska se seuraava hetki saattaa olla jo täynnä muuta.
  7. Pitää pystyä varaamaan aikaa myös siihen, että tekee pitkäjänteisiä, keskittymistä vaativia töitä kohtuullisen häiriöttömästi. Tunti hiljaisuudessa on tehokkaampaa kuin kolme tuntia siten, että puhelin soi koko ajan ja joku käy ovella ja tekeminen keskeytyy. Mistä ne häiriöttämät tunnit otetaan? Aamu, ilta, viikonloppu? Vai reilusti ovi kiinni ja lappu ovelle, että kokouksessa?

Oho. Tulipa pitkä lista. No, näillä liikkeelle. Ja lounaasta en luovu.